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Letzte MahnungFrüher oder später hat jeder Unternehmer einmal mit unbezahlten Rechnungen zu tun. Wir erklären Ihnen, wie Sie richtig mahnen und räumen mit einigen Irrtümern auf.

Warum sollten Sie mahnen?

Eine Mahnung ist in erster Linie als Erinnerung an den säumigen Kunden gedacht, die Rechnung noch doch bitte umgehend zu begleichen. Daher wird die erste Mahnung oft auch als „Zahlungserinnerung“ bezeichnet. Rein rechtlich handelt es sich aber bereits bei einer Zahlungserinnerung um eine Mahnung. Durch die Mahnung kommt der Kunde in Zahlungsverzug, so dass er auch Verzugsschäden, wie etwa Zinsen oder Mahngebühren erstatten muss. Die Mahnung dient somit auch dazu, etwaige Schäden die Ihnen durch die verspätete Zahlung entstehen, gegenüber dem säumigen Zahler geltend zu machen. Sie begründet somit durch den Zahlungsverzug den Anspruch auf Schadensersatz.

Wann sollten Sie mahnen?

Mahnen sollten Sie generell möglich zeitnah nach Fälligkeit der Forderung. Konkret bedeutet dies, dass Sie, angenommen Sie haben ein Zahlungsziel bis zum 01. Juni eingeräumt, ruhig bereits am 03. oder 04. Juni eine erste Zahlungserinnerung an den Kunden schicken können und sollten. Dadurch wird zum einen dem Kunden Ihre Rechnung noch einmal in Erinnerung gerufen, zum anderen merkt Ihr Kunde auch, dass Sie nicht gewillt sind ewig auf Ihr Geld zu warten, sondern stattdessen ein straffes Mahnwesen haben und somit bereits in Kürze weitere Konsequenzen für ihn drohen.

Welches Zahlungsziel sollte ich meinen Kunden einräumen?

Pauschal lässt sich dies nicht beantworten. Dies kommt in aller Regel auch auf die Branche und die dort üblichen Gepflogenheiten an. Generell sollten Sie Ihren Kunden, schon alleine im eigenen Interesse, nicht zu lange für die Bezahlung Zeit lassen. Dem Kunde muss es jedoch auch möglich sein, innerhalb der von Ihnen gesetzten Frist die Zahlung auch tatsächlich zu erbringen. Es nutzt daher wenig, wenn Sie Freitags eine Rechnung versenden und bereits Montags die Zahlung erwarten. Rein praktisch kann so etwas schon alleine auf Grund der Banklaufzeiten einer Überweisung nicht funktionieren. In der Regel wählt man daher meist eine oder zwei Wochen als Zahlungsziel.

Wichtig hierbei: Geben Sie immer ein konkretes Datum an bis zu der die Zahlung zu erfolgen hat (beispielsweise: Zahlbar bis zum 01. Juni 2016). Möglich ist auch eine Zeitspanne anzugeben, z.B. also „Zahlbar innerhalb einer Woche ab Rechnungsdatum“. Zu ungenau ist hingegen das oft verwendete Zahlungsziel „sofort“. Hier lässt sich im Zweifel trefflich darüber streiten, ob eine Zahlung nach drei Tagen noch „sofort“ ist oder ob auch nach 5 Tagen die Zahlung noch „sofort“ erfolgt ist.

Welche Angaben gehören in eine Mahnung?

Eine Mahnung sollte selbstverständlich einen korrekten Absender und auch ein Datum enthalten. Zudem muss aus der Mahnung heraus deutlich werden, dass es sich um eine Zahlungsaufforderung handelt. Es ist dabei jedoch nicht zwingend erforderlich, dass das Schreiben als „Mahnung“ bezeichnet wird. Wichtig ist auch, die Rechnung die angemahnt wird, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag (brutto!) anzugeben. Nur so kann der Kunde auf den ersten Blick erkennen welche Rechnung sie meinen. Auch ein konkretes Zahlungsziel ist unerlässlich („Bitte überweisen Sie die noch ausstehende Rechnung bis spätestens zum 01. Juni 2016“).

Muss ich überhaupt mahnen?

Mahnen müssen Sie, zumindest wenn Sie Verzugsschäden wie etwa Mahngebühren o.ä. geltend machen wollen. In einigen Fällen müssen Sie jedoch nicht zwangsläufig selbst eine Mahnung verschicken –  hier hilft Ihnen der Gesetzgeber. Hat ein Unternehmer Ihre Rechnung nicht bezahlt, so kommt er automatisch nach 30 Tagen in Verzug. Einer Mahnung bedarf es daher nicht. Auch wenn Sie ein konkretes Zahlungsziel in der Rechnung angegeben haben, also ein exaktes Datum oder beispielsweise auch die Vorgabe „Zahlbar innerhalb einer Woche ab Rechnungsdatum“. Auch hier ist eine Mahnung nicht zwangsläufig nötig, da der Kalender dies für Sie übernimmt. Der Kunde kann sich also selbst exakt ausrechnen, bis wann er die Zahlung an Sie erbringen muss, am nächsten Tag ist er dann automatisch im Verzug.

Die 30 Tage-Frist gilt grundsätzlich nur gegenüber Unternehmern. Bei Verbrauchern (also Privatpersonen) können Sie die selbe Wirkung jedoch dadurch erzielen, in dem Sie einen solchen Hinweis auf Ihrer Rechnung anbringen:

„Hinweis: Schuldnerverzug mit der Folge von Schadensersatz- und Zinszahlung tritt gemäß § 286 Absatz 3 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein.“

Wie oft muss ich mahnen?

Wie gesagt, es gibt auch Fälle, in denen Sie überhaupt nicht mahnen müssen. Generell empfiehlt es sich jedoch zumindest einmal an die Rechnung zu erinnern, ehe man die großen Geschütze auffährt. Sie wissen selbst wie schnell einem mal eine Rechnung durch die Lappen gehen kann und einen dann irgendwann siedend heiß einfällt, dass die Rechnung immer noch nicht bezahlt ist. Hier ist man dankbar um eine kurze und vor allem kostenlose Erinnerung.

Dreimal zu mahnen, wie es oftmals behauptet wird, ist jedoch völlig unnötig. Wir empfehlen daher immer mindestens einmal, besser zweimal zu mahnen und erst dann weitere Schritte einzuleiten.

Wie hoch sollten die Mahngebühren sein?

Generell gibt es auch hier keine klare Grenze. Selbst die Gerichte sind sich hierbei nicht einig, so dass eine große Spanne besteht, was die Gerichte als zulässige Mahnkosten akzeptieren. In der Regel dürften jedoch Mahnkosten von jeweils 2,50 Euro fast immer auch vor Gericht Bestand haben dürften. Allerdings sind durchaus auch höhere Kosten gerechtfertigt, wenn diese auch tatsächlich entstanden sind und nicht völlig überzogen sind. Mahnkosten sind generell ein Verzugsschaden. D.h. dadurch werden Ihre Aufwendungen abgegolten, die Ihnen durch die Mahnung entstanden sind. Dies sind in erster Linie Porto, Papier und der Briefumschlag. Weitere Positionen wie etwa Bankrücklastschriftgebühren oder auch die Kosten für einen Überbrückungskredit sollten generell extra aufgeführt und auch als solches bezeichnet werden.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Kommt Ihr Kunden in Zahlungsverzug muss er Ihnen die in dieser Zeit entstehenden Verzugszinsen erstatten. Sofern nicht tatsächlich höhere Kosten entstanden sind, können Sie von Privatkunden generell Verzugszinsen in Höhe von 5 %-Punkte über dem Basiszinssatz verlangen, bei Unternehmen sogar zwischenzeitlich 9 %-Punkte über dem Basiszinssatz.

Verlangt Ihre Bank hingegen Überziehungszinsen von 12 % können Sie auch diesen Zinssatz als Verzugszins von Ihrem Kunden verlangen.

 


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